Qué incluir en el presupuesto de una implantación de IA

Un alcance que puedas entender

El primer filtro de cualquier presupuesto es el alcance. Debe explicar qué proceso se va a cambiar, con qué sistemas se conecta, qué entregables recibirás y qué queda fuera. Si el documento es una lista de herramientas y licencias sin describir el resultado, no tienes manera de compararlo con otra propuesta ni de reclamar si algo no funciona.

Pide que el alcance se redacte en términos de tu negocio: «los pedidos que llegan por correo se registran en el ERP con validación de una persona», no «implantación de modelo de lenguaje con orquestación de flujos».

• Proceso afectado y situación de partida.
• Sistemas con los que se integra y tipo de acceso necesario.
• Entregables concretos y criterios de aceptación.
• Exclusiones explícitas.
• Responsabilidades de tu empresa: datos, personas y accesos.

Las partidas que conviene ver por separado

Un presupuesto de implantación agrupa trabajos de naturaleza muy distinta. Mezclarlos en una cifra única impide saber qué estás pagando y qué se repetirá cada año.

No todas las propuestas tendrán todas las partidas, pero si falta alguna, pregunta por qué. A veces la respuesta es razonable; otras veces significa que ese trabajo recaerá en tu equipo sin que nadie lo haya dicho.

• Análisis y diseño: entrevistas, mapa del proceso, definición del caso de uso y de los indicadores.
• Preparación de datos: limpieza, estructuración y permisos de acceso.
• Desarrollo y configuración de la solución, incluidas las reglas de negocio.
• Integración con ERP, CRM, correo u otras herramientas.
• Licencias y consumo de modelos o plataformas, con sus hipótesis de uso.
• Formación del equipo y acompañamiento en las primeras semanas.
• Soporte, mantenimiento y ajustes posteriores.
• Medición de resultados frente a la situación de partida.

Costes únicos, recurrentes y variables

Separa lo que pagas una vez de lo que pagarás mientras uses la solución. El desarrollo y la integración suelen ser únicos; las licencias, el alojamiento y el soporte, recurrentes. Muchas soluciones de IA tienen además un coste variable que depende del volumen: documentos procesados, consultas o mensajes.

Pide que el proveedor explique la hipótesis de volumen con la que calcula ese coste variable y qué pasaría si se duplicara. Un presupuesto que solo cuadra con el volumen actual puede convertirse en un problema si la empresa crece o si el uso se extiende a otros departamentos.

Pregunta también por los cambios de modelo. Los proveedores de modelos de IA actualizan y retiran versiones; alguien tendrá que comprobar que la solución sigue funcionando igual después de cada cambio, y ese trabajo tiene un coste que debe estar previsto.

Los costes que no aparecen en la factura

La parte del proyecto que no factura el proveedor suele ser la que más se subestima. Tu equipo tendrá que dedicar tiempo a explicar el proceso, preparar ejemplos, revisar resultados durante la prueba y aprender a trabajar de otra manera.

Estímalo aunque sea de forma aproximada. Te servirá para calcular el retorno con honestidad y para reservar agenda a las personas clave, que suelen ser las más ocupadas de la empresa.

• Horas del responsable del proceso durante el análisis y la prueba.
• Tiempo de revisión humana mientras la solución está en producción.
• Formación y período de adaptación del equipo.
• Trabajo de tu área de sistemas o de tu proveedor informático habitual para dar accesos.

Cómo comparar dos propuestas

Por ejemplo, una empresa de logística de 70 personas recibe dos propuestas para automatizar la lectura de albaranes. La primera es más barata y consiste en licencias de una herramienta genérica con una configuración básica. La segunda incluye integración con su programa de gestión de almacén, reglas de validación y un período de acompañamiento.

Compararlas solo por el importe total sería un error. La pregunta es cuál resuelve el proceso completo y qué trabajo queda pendiente en cada caso. Con la primera, alguien tendrá que copiar los datos extraídos al sistema de almacén; con la segunda, ese paso está incluido, pero hay que comprobar que la integración se puede mantener.

• ¿Qué parte del proceso queda resuelta y cuál sigue siendo manual?
• ¿Qué ocurre con los casos que la solución no sabe resolver?
• ¿De quién son las configuraciones, reglas y datos si cambias de proveedor?
• ¿Cómo y cuándo se mide si ha funcionado?
• ¿Qué pagos dependen de entregables concretos y verificables?

Señales de alerta en un presupuesto

Algunos rasgos de un presupuesto indican que el proyecto puede salir más caro o más largo de lo previsto. No siempre son motivo para descartarlo, pero sí para pedir aclaraciones por escrito antes de firmar.

Una buena práctica es pedir que cada partida importante se vincule a un entregable que puedas comprobar: un documento de diseño aprobado, una integración funcionando en pruebas, una sesión de formación impartida. Así sabes en todo momento qué has recibido por lo que has pagado.

• Un importe cerrado sin desglose ni descripción de entregables.
• Ninguna mención a qué pasa con los casos que la solución no resuelve.
• Licencias plurianuales obligatorias antes de haber probado la solución.
• Promesas de ahorro sin explicar con qué datos se han calculado.
• Ausencia de una fase de prueba con datos reales de tu empresa.

Presupuesto y ayuda pública son cosas distintas

El coste del proyecto y su posible financiación son cuestiones separadas. Según el documento del Plan IA360, el futuro Bono IA no financiará la mera suscripción a licencias y se dirige a servicios que transformen los procesos de la empresa, prestados por empresas tecnológicas europeas que aporten valor añadido propio. Su diseño incluiría pagos por hitos y condiciones sobre formación de los trabajadores.

Lo que no se conoce todavía es igual de importante: no hay bases publicadas, ni importe por empresa, ni porcentaje de cofinanciación, ni lista de gastos subvencionables. La cifra de 24.000 € que circula es solo el resultado de dividir 600 M€ entre 25.000 empresas, una media aritmética, no una cuantía ni un máximo.

Por eso conviene que el presupuesto se sostenga por sí mismo. Si separas bien las partidas y vinculas pagos a entregables, estarás mejor preparado para cualquier convocatoria, pero no contrates suponiendo que una parte estará subvencionada.